Схема заполнения книги покупок и книги продаж. Схема заполнения книги покупок и книги продаж Регистр накопления в конфигураторе

16.12.2023

Для правильного использования данного отчета и понимания, зачем он нужен, рекомендуется ознакомиться с и ее продолжением.

В конфигурациях "Комплексная автоматизация 1.1", "Управление производственным предприятием 1.3" реальный учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями ведется не на регистре бухгалтерии "Хозрасчетный" (грубо говоря, на плане счетов), а на специальных регистрах накопления, обеспечивающих более глубокую детализацию и оптимизированный доступ.

Почти вся автоматика проведения документов по расчетам с поставщиками и покупателями ориентируется на данные из этих регистров, а в регистр бухгалтерии лишь отражаются конечные синтетические результаты в виде проводок. По этой причине, контрольные мероприятия, связанные с проверкой правильности ведения взаиморасчетов, целесообразно замыкать именно на эти регистры, а не на регистр бухгалтерии и проводки.

Однако, если для регистра бухгалтерии существует стандартный комплект бухгалтерских отчетов (оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета и др.), то ни одного типового отчета, расшифровывающего рассматриваемые регистры накопления, в конфигурациях нет.

Для этой цели можно воспользоваться стандартными универсальными отчетами, но по ряду причин это неудобно:

отсутствие привязки названия отчета (пункта в меню) к характеру выполняемых действий;
проблемы с настройкой прав доступа;
в регистр "Расчеты по реализации" остатки и обороты заносятся "наизнанку", со знаком "минус".
отсутствие поддержки свойств и категорий в универсальном отчете на базе СКД, отсутствие составных группировок в отчете на базе "построителя отчетов";
принудительно раздельные настройки для проверки расчетов с поставщиками и покупателями (т.к. разные регистры).

В связи с вышеизложенными обстоятельствами, с использованием движка универсального отчета на СКД, разработан данный отчет, лишенный вышеописанных недостатков.

Отчет построен в виде простой ведомости, собирающей остатки и обороты из обоих регистров. Нахождение данных в том или ином регистре можно определить/отобрать по значению поля "Вид расчетов" - "По приобретению" или "По реализации". Отображается начальный остаток, приход, расход, конечный остаток по сумме в валюте регламентированного учета и в валюте взаиморасчетов. Приход соответствует дебету, расход - кредиту. Пример сформированного отчета представлен на рисунке.

С учетом раздела 4 к данному отчету предлагаются ряд контрольных мероприятий. Перед их выполнением требуется восстановить последовательность взаиморасчетов.

1. Проверка соответствия используемого регистра виду договора.

Установите отбор в положение, согласно рисункам, остальные настройки оставьте по-умолчанию. Сформируйте отчет сначала для варианта а), затем для б).

Отчет должен показать пустой результат. Любой узел взаиморасчетов, отображенный с данными настройками, ошибочен тем, что вид договора не соответствует регистру. Например, договор с поставщиком, а регистр по расчетам с покупателями.

Расшифровка по регистратору покажет документы, сформировавшие ошибочные движения. Вероятно имеются неправильно исполненные корректировки записей регистров, либо налицо результат неправильного автоматизированного заполнения документов при обменах и загрузках (при проведении данные не проходили проверку формами документов).

2. Проверка нахождения договоров определенного вида на соответствующих счетах учета взаиморасчетов.

Выполняется посредством настройки отборов примерно следующим образом:

Договор контрагента.Вид договора = "С покупателем". Счет не в группе из списка: 62, 76.06

Договор контрагента.Вид договора = "С поставщиком". Счет не в группе из списка: 60, 76.05

В результате, сформированный отчет покажет, какие узлы взаиморасчетов имеют вид, не соответствующий назначению бухгалтерского счета. Расшифровка по регистратору покажет документы, сформировавшие ошибочные движения. Однако, данную проверку целесообразнее выполнять с помощью бухгалтерского отчета "Анализ субконто" (по субконто Контрагенты, Договоры), настроив его по аналогии.

3. Проверка равенства валюты взаиморасчетов и валюты регламентированного учета для договоров, расчеты по которым ведутся в рублях.

Установите отбор в состояние согласно рисунку. Остальные настройки - по умолчанию. Сформируйте отчет.

Отчет должен показать пустой результат. Любой узел, отображенный с данными настройками, ошибочен тем, что при рублевых расчетах по договору, его суммовой оборот в валюте взаиморасчетов не равен обороту в валюте регламентирванного учета.

Расшифровка по регистратору покажет документы, сформировавшие ошибочные движения. Вероятно:

в платежных документах в сумме по валюте рег. учета и по валюте взаиморасчетов (в форме документа - слева и справа) стоят разные значения, или курс не равный;
неправильно сделаны корректировки долга (с такой же проблемой - в табличных частях есть 3 колонки с суммами, для рублевых договоров они должны быть равны);
при ручном учете по документам расчетов, попытка погасить долг / зачесть аванс, остатка которого на момент проведения документа не имеется.
имеются неправильно исполненные корректировки записей регистров.

К сожалению, остатки по валютным договорам, и договорам в условных единицах, таким образом не проверить, из за того, что сверяемые суммы по определению в разных валютах.

4. Проверка остатков взаиморасчетов на предмет правильности выбора субсчета долга/аванса и наличия встречного сальдо на них.

Установите настройки согласно следующему плану:

Кросс-таблица , Группировки строк : Договор контрагента, Группировки колонок : Счет, Поля : Любой остаток (кон.) (группы и лишние поля убрать). Отбор : Счет в группе из списка: 60, 62.

Отчет должен отобразить данные, которые необходимо проверить визуально на предмет следующего:

а) Остатки по каждому субсчету должны иметь соответствующий знак (60.01, 60.21, 60.31, 62.02, 62.22, 62.32 - отрицательные, 60.02, 60.22, 60.32, 62.01, 62.21, 62.32 - положительные). Выставить на это условное оформление цветом крайне рекомендуется, чтобы быстрее определять ошибки.

б) По одному договору не должно быть встречных остатков на разных субсчетах одного счета-группы (60.01 / 60.02) что означает одновременно наличие аванса и долга.

На рисунке представлены варианты ошибок а) и б)

Если на договоре включен учет по сделкам, то точно такую же проверку провести в частной расшифровке договора по полю "Сделка" (двойной щелчок - расшифровать - Сделка): по каждой сделке должен быть только либо аванс, либо долг, при этом на самом договоре в целом встречное сальдо может присутствовать.

В массовом случае ведения учета по сделкам можно применить улучшенную настройку: в группировки строк установить поле "Сделка", а в отбор - условие "Договор контрагента.Ведение взаиморасчетов НЕ РАВНО По договору в целом".

Можно также расшифровать любую строку до документа, в разрезе которого висит аванс и долг, что может быть полезно, если на договоре ведется ручной учет по документам расчетов с какой-либо логикой, не соответствующей принципу FIFO.

5. Проверка правильности ведения автоматического учета по документам расчетов (по принципу FIFO).

Данное контрольное мероприятие целесообразно проводить выборочно, т.к. в противном случае, объем данных, которые нужно проанализировать визуально, может быть слишком большой.

В качестве отбора можно использовать контрагента (договор), по которому в контрольном мероприятии №3 выявлены ошибки, либо отбор вида Договор.Вести по документам расчетов = Да. Желательно отобрать также только один счет-группу (60 или 62, или 76.05, или 76.06)

Остальные настройки выставить согласно рисунку:

Полученные отчетные данные проверить визуально на предмет следующего:

а) В рамках каждой группировки счет все начальные остатки должны находиться на первых по времени документах (или отсутствовать), конечные - на последних (или отсутствовать). То есть, визуально проверяется соблюдение принципа FIFO.

б) Остатки в разрезе документов по одному договору должны иметь одинаковый знак (плюс или минус) и находиться либо в счете долга, либо в счете аванса (на 76.xx - просто иметь одинаковый знак). С исключением, если учет ведется в разрезе сделок, или с особой логикой - вручную по документам расчетов.

В случае, если учет по договору ведется в разрезе сделок, то в настройки, в группировки строк, над "Документ" добавить "Сделка". Если ведется ручной учет по документам расчетов, то проверить согласно той логике, которая принята в вашей организации для этого договора.

Каждый документ в данном отчете - это не регистратор, а аналитика хранения остатков. Можно расшифровать любой из них до регистратора, чтобы проверить, какие документы и когда зачитывали аванс (погашали долг) по группировке.

Регулярное выполнение данных контрольных мероприятий позволит минимизировать методические и технические ошибки в учете взаиморасчетов с поставщиками и покупателями, обеспечить соответствие данных регистра бухгалтерии регистрам накопления.

Задача любой учетной системы — хранение и оперативное отображение информации для пользователя, т.е. цель проектирования любой системы — оперативно предоставить пользователю отчет. С помощью полученных данных, как правило, принимаются управленческие решения на предприятиях.

Предположим, что у нас есть 1000 разных документов: поступление товаров, списание, возврат, продажа и т.д. И каждый из документов изменяет количество определенного товара на складе. Чтобы получить информацию о текущем количестве на складе, необходимо перебрать все : какие-то увеличивают количество товара, какие-то уменьшают, какие-то могут и увеличивать, и уменьшать. А если необходимо учитывать еще и склад, организацию?.. Такая система очень ресурсоёмкая.

Для упрощения данного процесса разработчики 1С придумали особые объекты конфигурации. Используются они для удобства хранения и получения информации, в 1С 8.3 и 8.2 используются всевозможные регистры, в данной статье речь пойдет именно про Регистры накопления .

Сам регистр накопления представляет собой таблицу с информацией, в которой собраны все движения (поступления/списания или обороты) определенных документов. Рассмотрим, как выглядит таблица движения, на примере типового регистра накопления «Товары на складах» в конфигурации «Управление торговлей 10.3»:

Здесь мы видим, что документы 1C «Реализации» уменьшают количество определенного товара в определенном месте хранения, а документы поступления, наоборот, увеличивают количество. В итоге мы получаем общую картину, в которой отчетливо видно, что, когда и в каком количестве поступило (было списано) по учету. По такой таблице уже гораздо удобнее строить отчет.

Регистр накопления в конфигураторе

Что же такое регистр накопления с точки зрения разработки конфигурации? Начнем, пожалуй, с рассмотрения полей регистра накопления в :

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

У регистра накопления есть Измерения, Ресурсы, Реквизиты и Стандартные реквизиты.

Рассмотрим сначала стандартные реквизиты регистра накопления:

период — дата движения, не обязательно должна совпадать с датой документа;
регистратор — документ, который производит запись в регистре;
номер строки — порядковый номер строки в наборе записи, уникален в пределах регистратора;
активность — отвечает за попадание записи в виртуальные таблицы (о них ниже);
вид движения — приход или расход.

Измерения регистра накопления

Измерение — это разрез, в котором ведется учёт. На вышеприведенном примере разрезом учета являются: склад, номенклатура, характеристика номенклатуры, серия номенклатуры, качество . Т.е задав интересующие нас измерения, мы можем в любой момент получить количество — ресурс. В разрезе разных измерений в дальнейшем, например, можно получать остатки на определенную дату.

Ресурс регистра накопления

Ресурс — это числовое поле, в котором хранится информация в разрезе измерений, о которых писали выше.

Иначе взаимодействия измерений/ресурсов можно схематично изобразить как систему координат:

Два измерения — абсцисса и ордината системы координат, т.е. на данном примере измерения это склад и номенклатура. На пересечении измерений мы можем получить количество — ресурс. Например, на «основном» складе товара «карандаш» в наличии 1 штука.

Реквизиты регистра накопления 1C

Реквизиты регистры накопления несут в себе роль «комментария» или дополнительной информации, в разрезе измерений нельзя получить остатки/обороты. Используются достаточно редко.

Виды регистра накопления

Существует два вида регистра накопления — обороты и остатки .

Если целью регистра накопления не является получение остатков, обязательно нужно использовать вид регистра накопления — обороты . Типичный пример использования оборотного регистра — регистрация объема продаж. В данном случае нам нужно знать только, какие продажи были за определенный период времени, остатки в данном случае не имеют смысла.

Если же среди целей использования регистра накопления — получение остатков на определенный период, нам необходим регистр с видом остатки . Такой тип позволяет получать как остатки, так и обороты. Для такого регистра система автоматически рассчитывает остатки. Пример «остаточного» регистра — товары на складах, деньги в кассе.

Использование вида регистра остатки , где можно обойтись оборотами, считается грубой ошибкой при проектировании регистра накопления с точки зрения производительности системы.

В зависимости от вида регистра система будет создавать разные виртуальные таблицы для регистра накопления. Виртуальная таблица – быстрый способ получения профильной информации из регистров.

Для регистра накопления это:

Остатки;
Обороты;
Остатки и обороты.

Для разработчика решения данные берутся из одной (виртуальной) таблицы, но на самом деле платформа 1С берёт из множества таблиц, преобразовывая их в нужных вид.

Правильное проектирование регистров накопления

Регистры накопления необходимо проектировать из необходимых отчетов. Самое трудное в системе 1С 8.3 — правильно хранить информацию, чтобы её в любой момент было легко получить.

Среди особенностей проектирования регистра следует отметить необходимость правильно расставлять по порядку измерения в регистре. Выше всего необходимо ставить измерения, которые будут чаще запрашиваться в системе.

Индексация измерений регистра накопления

У измерений регистра накопления имеется свойство — «индексировать». Это свойство необходимо устанавливать на измерения в тех случаях, когда по измерению планируется часто накладывать отборы при получении данных и данное измерение может иметь большое количество вариантов значения.

Например, регистр «ТоварыНаСкладах», измерения — «Склад, Номенклатура», ресурс — «Количество».

Правильнее проиндексировать «Номенклатуру», а поле»Склад» индексировать не стоит, потому как количество складов в системе, как правило, не существенное.

а) Вид ценности Товары, формируется Реализацией, измерение Договор пустое.
1) приход – попадает в книгу продаж, закладка «По реализации»
2) расход
б) Вид ценности Аванс
1) приход – формируется счетом-фактурой на аванс
2) расход – формируется книгой продаж, закладка «Аванс»

Регистр накопления «НДС с авансов»

1) приход – формируется документом «Счет-фактура» на аванс, либо «Ввод начальных остатков НДС»,
2) расход – формируется документом «Формирование книги покупок», закладка «Авансы».

Документ аванса покупателя

например, Платежное поручение входящее
формирует приход по регистру накопления «Расчет по реализации (бух. учет)» с указанием счета оплаты (62.01, 62.02)

Документ «Счет-фактура» на аванс

формирует приход по регистру накопления «НДС начисленный», измерение «Вид ценности» — Аванс, измерение «Договор» заполняется. Сумма равна сумме документа с НДС.
формирует в т.ч. проводку БУ 76.АВ – 68.02 на сумму НДС.

Документ «Реализация товаров и услуг»

формирует расход по регистру «Расчет по реализации (бух. учет)» и регистру накопления «НДС начисленный», измерение «Вид ценности» — Товар, измерение «Договор» не заполняется. На сумму документа, которые могут быть меньше аванса.

Документ «Поступление товаров и услуг»

формирует приход по регистру «НДС предъявленный» и регистру «Расчет по приобретению (бух. учет)».

Документ «Формирование книги покупок»

закладка «Вычет НДС по приобретенным ценностям» — заполняется остатками по регистру «НДС предъявленный», без отбора по договору.
закладка «Вычет НДС с полученных авансов» — заполняется остатками на дату документа по регистру «НДС с авансов», «Вид ценности» — авансы полученные, в части закрытия (!) регистра «Расчет по реализации (бух. учет)», т.е. обороты по приходу. Как раз здесь часто и возникают ошибки.
формирует расход по «НДС предъявленный»
формирует оборот по регистру «НДС Покупки»
формирует расход по «НДС с авансов»

Документ «Формирование книги продаж»

закладка «По реализации» — заполняется остатками «НДС начисленный», где вид ценности – Товар. Без отбора по договору.
закладка «С авансов» — заполняется остатками «НДС начисленный», где вид ценности – Авансы.
закладка «Восстановление по авансам» заполняется по остаткам регистра “НДС с авансов” и остаткам “Расчеты по приобретению (БУ)”. В части положительной разницы второго минус первого регистра. В разрезе аналитики Счет-фактура (в регистре НДС с авансов) <-> Документ (в регистре расчеты по приобретению).
формирует расход по «НДС начисленный», вид ценности Товар
формирует оборот по регистру «НДС Продажи»
формирует расход по «НДС начисленный», вид ценности Аванс

С помощью сравнения запроса к 62.02. и 62.32 (аналитика Субконто1, Субконто2), ДО за период и всех проведенных документов «Формирование книги покупок», закладка «Аванс» (аналитика Контрагент, Договор), сумма с НДС – можно выявить ошибки в книге покупок.